__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Nationale Kuipplantendag en Algemene ledenvergadering (ALV) op 7 mei 2023
in de Orchideeën Hoeve, Luttelgeest
VERSLAG
_______________________________________________________________________________
Aanwezig: 6 bestuursleden
50 leden
De Orchideeën Hoeve in Luttelgeest als plaats van samenkomst voor de vierde Nationale Kuipplantendag bleek een goede greep te zijn. Het terrein is vlak en daardoor goed toegankelijk voor mensen met een rollator en geheel overdekt. Dat kwam goed uit omdat de weersomstandigheden niet geweldig waren.
Naast zes bestuursleden waren vijftig leden naar Luttelgeest afgereisd. Met name voor de mensen uit Regio Zuidoost was het een hele trip. Van Regio Zuidwest waren maar enkele leden aanwezig. Dat is voor deze regio ongebruikelijk, de reden was dat daar op de eerste zondag van mei de jaarlijkse veiling plaats vond.
Regio Oost en Regio Noord waren met veel leden aanwezig.
De deelnemers hadden elkaar veel te vertellen en de stemming zat er al gauw goed in.
Na de koffie met een taartje opende de voorzitter, Wim de Waal, de dag met een welkom aan de leden.
Van de agenda die in De Parel van april is gepubliceerd is een PowerPointpresentatie gemaakt. Ter plekke moest geconstateerd worden dat het scherm dat ons beschikbaar was gesteld niet groter was dan een flink televisiescherm en dus veel te klein om de agenda daarop voor iedereen leesbaar te projecteren. Dat was dus wel even behelpen.
De voorzitter wenst allen een hele fijne dag toe en maakt ruimte voor Alexander, een medewerker van de Orchideeënhoeve, voor een schets van de ontwikkeling van de hoeve door de jaren heen.
De Orchideeën Hoeve, toen en nu
De Orchideeën Hoeve is een echt familiebedrijf dat startte in 1919 op een akker nabij Aalsmeer voor de teelt van anjers, chrysanten en seringen. In 1930 werd het eerste kasje gebouwd. De kweek van orchideeën was een idee van de kleinzoon van de oprichter, inmiddels de derde generatie in het familiebedrijf. Hij begon daarmee in 1957 en bracht samen met zijn broer in de zeventiger jaren het bedrijf tot grote bloei.
In 1979 verhuisde de kwekerij naar Luttelgeest. De belangstelling van het publiek voor de kwekerij zoals die bleek uit de opkomst voor “Kom in de kas” legde de basis voor wat het bedrijf nu is, een tropische trekpleister voor recreatie en toerisme. In 1984 ging het open voor publiek. Sinds 2018 is het ook een dierentuin. Vanaf 1984 zijn er afzonderlijke thematuinen bijgekomen met een verschillend klimaat en daardoor diverse begroeiing en (kleine) dieren en werd ook de vlindertuin aangelegd.
Het kasje uit de eerste jaren is nu tentoonstellingsruimte waar in beelden en verhalen de familiegeschiedenis wordt verteld.
Na deze glanzende schets van een prachtig bedrijf werd het serieuzer.
Algemene ledenvergadering
- Opening, mededelingen en ingekomen stukken
De voorzitter opent de vergadering.
Mededeling
De website is vernieuwd en op 6 mei online gelanceerd. Laat Thieu Korten weten wat u van deze nieuwe versie vindt en of er misschien informatie van de oude website ontbreekt.Ingekomen stukken
Behoudens enkele afmeldingen van leden die zich eerder voor deze dag hadden aangemeld zijn er geen ingekomen stukken. - Notulen ALV 2022
De notulen, gepubliceerd in de rubriek Verenigingsnieuws op de website, worden vastgesteld. - Jaarverslag 2022
Secretarieel jaarverslag, gepubliceerd in De Parel nr. 2, april 2023
Geen opmerkingen.
Verantwoording uitvoering beleid 2021-2022
Een speerpunt, eerder een pijnpunt, was de werving van nieuwe bestuursleden voor het hoofdbestuur. Voor het secretariaat heeft zich een kandidaat gemeld, die zich evenwel na diverse contacten moest afmelden wegens gezondheidsproblemen. Hoopvol was ook de spontane aanmelding van een kandidaat voor de opvolging van de penningmeester. Helaas moest ook zij zich terugtrekken. Vanwege langdurige perioden van zakelijk verblijf buiten Nederland meende zij er toch te weinig tijd voor beschikbaar te hebben. Per saldo zijn er dus geen vorderingen geboekt.
Een ander speerpunt vormen onze communicatiemiddelen: de nieuwsbrief, de website en De Parel. Het belang van de website kan niet onderschat worden: verreweg de meeste nieuwe leden melden zich aan via de website. Het is dan ook van belang dat de website aantrekkelijk blijft. René Gerritzen heeft het initiatief genomen de vereniging te presenteren op Instagram. De eerste resultaten laten zien dat dat een goede greep is; het aantal volgers groeit gestaag.
Een ander pijnpunt is de ledenadministratie. Het huidige systeem is ruim twintig jaar geleden speciaal voor de vereniging ontwikkeld. In de jaren daarna is het in het gebruik aangepast, verfijnd en geautomatiseerd. Doordat de vereniging de enige gebruiker is en de ledenadministrateur de administratie steeds in zijn eentje heeft bediend is het ook kwetsbaar. Dat was op zich al reden om uit te kijken naar een ander systeem. Een en ander werd urgent toen Don Cladder, de ledenadministrateur, plotseling Peter en Marijke Oppe waren bereid om voor een jaar de ledenadministratie over te nemen. Dat jaar loopt in augustus 2023 ten einde. Vooralsnog is de keus gevallen op e-Boekhouden, dat zowel voor de boekhouding als de ledenadministratie bruikbaar is. - Financiële verantwoording 2021
Jaarrekening
In de begroting 2022 werd rekening gehouden met een verlies van € 8.500. Voor het overgrote deel betrof dat de viering van het 35-jarig bestaan van de vereniging en een cadeautje voor leden die in 2022 of eerder 25 jaar lid waren. Dit begrote verlies werd met
€ 2.000 overschreden als gevolg van de boeking van de aanbetaling voor de viering van het 35-jarig jubileum in 2021 in plaats van in 2022.
Bevindingen kascontrolecommissie, decharge en verkiezing nieuw lid
Namens de kascontrolecommissie meldt Karel Lewin dat de boekhouding nauwgezet is gecontroleerd. De conclusie is dat de administratie perfect is bijgehouden. De commissie stelt de ALV dan ook voor de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen. Aldus is ook geschied.
De kascontrolecommissie neemt afscheid van Gerard Fransen, Henk van Veen wordt verkozen tot lid van de kascontrolecommissie. - Plannen 2023-2024
Begroting 2023
Toen bleek dat het niet ging lukken om tijdig een opvolger te vinden voor hem te vinden heeft Lute Hilberts, aftredend penningmeester, alsnog de begroting 2023 opgesteld. Daarin werd, bij ongewijzigd beleid, opnieuw een verlies voorzien van bijna € 8.000. Aan het einde van het jaar 2023 zal het eigen vermogen uitkomen net onder het minimum van € 10.000.
Dat betekent dat, om de neergang te stoppen voor de komende jaren – voorlopig alleen voor 2024 – enkele impopulaire maatregelen getroffen moeten worden.
Die maatregelen zijn:
– de contributie wordt met € 6,00 verhoogd en komt uit op € 36,00;
– voor deelname aan de Nationale Kuipplantendag/ALV wordt een bijdrage gevraagd van
€ 15,00 per persoon;
– de jaarlijkse afdracht aan de regio’s wordt verlaagd tot € 200 per regio.
Alternatieven voor deze ombuiging zijn moeilijk te vinden zonder aan De Parel te komen.
Hogere papierkosten en de loonontwikkelingen hebben de kosten voor De Parel niet ongemoeid gelaten. Daarom is Lute Hilberts de eerste maanden van 2023 op pad gegaan om een goedkopere drukker te vinden. Hij is daarmee opgehouden onder meer vanwege onzekerheid over een stabiele prijs bij de beoogde drukker. Daarnaast zijn de tarieven die PostNL in rekening brengt een bron van zorg. De vereniging heeft destijds tegen een zeer gunstig tarief een langlopend contract afgesloten. Het lijkt er op dat PostNL van alles aangrijpt om dat tarief te verhogen. Voorlopig is de oplossing gevonden in een ander verzendhuis voor De Parel.
Bedacht moet worden dat er nog steeds veel leden zijn die zelden deelnemen aan activiteiten van de regio’s. De Parel en de Nieuwsbrief zijn voor hen de enige communicatiemiddelen. Het is belangrijk ook hen aan boord te houden. Knutselen aan De Parel (bijvoorbeeld minder edities) kan dan tot ledenverlies leiden.
Opgemerkt wordt, dat de hoge kwaliteit van het papier waarop De Parel gedrukt wordt wel wat minder kan.
Het besluit van de ALV geldt dus alleen voor 2024. Voor 2025 zal een nieuw bestuur nieuwe voorstellen doen.
Jasper Smit herinnert zich uit zijn tijd twee regio’s die stinkend rijk waren. Hij oppert dat zij voor een korte periode financieel zouden kunnen bijspringen om de problemen van de vereniging te verlichten.
Peter Barten, secretaris van Regio Zuidoost, voelt zich aangesproken. Het klopt dat er een tijd was dat deze regio er warmpjes bij zat, met name door inkomsten uit verkopen van planten op plantenshows. Dergelijke shows hebben tegenwoordig, als zij nog bestaan, een veel breder assortiment dan alleen planten. Voor verenigingen is daar geen plek meer. Daarnaast kampt ook deze regio met een relatief snelle terugloop van het aantal leden.
Eefko Klungel is voorzitter van regio Oost en zijn vrouw is er tijdelijk secretaris. Deze regio heeft vijftig leden en moet het doen met weinig middelen. Hij zou willen leren van andere regio’s hoe zij inkomsten genereren.
Regio Noord moet het doen met vijfendertig leden, maar is de laatste jaren in staat gebleken om, ondanks dat er elk jaar weer enkele leden afhaken, het ledenaantal uit te breiden door actief te werven tijdens open dagen van kwekers. De leden zijn allemaal digitaal verbonden. Er is geen formeel bestuur. Sietske Hofman-Rookmaker en Ina Gelling organiseren al jaren de activiteiten.
Sylvan Janssen oppert het idee van een pasje waarmee leden korting kunnen krijgen bij kwekers.
- Bestuurssamenstelling
(zie ook hierboven onder 3.)
Volgens het rooster van aftreden eindigt in 2024 de eerste zittingstermijn van Marie-Louise Mol, afgevaardigde van Regio Zuidwest. Zij is herkiesbaar.
Voor Sietske Hofman-Rookmaker zit in 2024 de maximale zittingstermijn er op.
De voorzitter is thans vier jaar in functie en heeft kenbaar gemaakt geen tweede termijn te wensen. Hij heeft zichzelf altijd als een soort tussenpaus beschouwd, omdat hij geen wortels heeft in de vereniging en vooral een verwoed tuinier is, maar geen echte kuipplantenliefhebber.
Hij zal de komende tijd, totdat zich een opvolger meldt, een soort nachtwacht zijn, een voorzitter-op-afstand. Hij herhaalt zijn pleidooi dat de regiovoorzitters zitting nemen in het bestuur, te meer daar de vereniging nu in zwaar weer zit.
Het bestuur neemt afscheid van Lute Hilberts. Toen in 2017 zijn voorganger vanwege persoonlijke omstandigheden moest stoppen en zich geen kandidaat meldde, heeft Lute het penningmeesterschap op zich genomen. Met hulp van zijn voorganger en veel vallen en opstaan heeft hij zich de materie eigen gemaakt. In zijn persoonlijke omstandigheden hebben zich sindsdien ontwikkelingen voorgedaan dat het nu welletjes is. Als erelid heeft hij ook wel genoeg gedaan voor de vereniging.
De conclusie is een sombere: de functies van voorzitter, penningmeester en secretaris zijn vacant. Bovendien moet de vereniging het per 1 augustus zonder ledenadministrateur stellen.
Voor de financiële administratie is een noodverband aangelegd: Vincent Jansen, afgevaardigde van Regio Oost, zorgt er voor dat er geen problemen ontstaan door onbetaalde rekeningen. De voormalig secretaris fungeert sinds 2022 als secretaresse.
Opgemerkt wordt dat
– het niet wenselijk is dat bestuursleden tegelijk opstappen,
– er niet te strak de hand gehouden moet worden aan de statuten en
– de ontstane situatie ruimte laat voor een andere bestuursstructuur van de vereniging,
bijvoorbeeld doordat de regiobesturen gezamenlijk het bestuur vormen.
- Rondvraag en sluiting
De somberheid van de ALV wordt door de voorzitter verjaagd door enkele trouwe leden in het zonnetje te
Wim Rutten en Ingrid van den Berg worden benoemd tot erelid.
Peter Barten wordt benoemd tot lid van verdienste. Een ander lid uit Regio Zuidoost, die niet aanwezig kon zijn, wacht deze verrassing ook nog.
Bloemen, – oleanders -, zijn er voor de kascontrolecommissie, voor de nieuwe ereleden en het nieuwe lid van verdienste, voor Lute Hilberts en voor Peter en Marijke Oppe.
Lute Hilberts geeft zijn oleander door aan An Klerks, al jaren erelid, omdat zij dit jaar haar werkzaamheden voor de jaarlijkse zadenlijst beëindigt.
De voorzitter sluit de bijeenkomst op tijd af voor de lunch met een hartelijk dankwoord aan eenieder.
Alphen aan den Rijn, 24 mei 2023
Ingrid van den Berg
Wim de Waal tekent voor de correcties.